Algemene Voorwaarden reshape.work B.V.

Juni 2025

1. Toepasselijkheid
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen reshape.work B.V. (hierna: “Opdrachtnemer”) en de contracterende partij (hierna: “Opdrachtgever”), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
1.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk bevestigd door beide partijen.
1.3. Indien sprake is van een offerte, projectvoorstel of Service Level Agreement (SLA), maken deze documenten integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen partijen.

2. Uitvoering van de opdracht
2.1. Opdrachtnemer voert de werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit, op basis van een inspanningsverplichting.
2.2. Opdrachtgever zorgt ervoor dat alle benodigde informatie, toegang en contactpersonen tijdig beschikbaar zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.
2.3. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om teamleden te wijzigen, mits de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening wordt gewaarborgd.
2.4. Beide partijen spannen zich in voor een respectvolle en professionele samenwerking. Bij herhaaldelijk onveilig of onprofessioneel gedrag van de zijde van Opdrachtgever behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor de samenwerking op te schorten of te beëindigen.

3. Vergoeding en betaling
3.1. Opdrachtnemer werkt op basis van een overeengekomen vaste prijs, dagtarief of abonnementsvergoeding, exclusief btw en eventuele aanvullende kosten (zoals cloudverbruik, licenties of reis- en verblijfskosten).
3.2. Betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3.3. Bij overschrijding van de betalingstermijn is zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd.
3.4. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de meest recente CBS Dienstenprijsindex Zakelijke Dienstverlening (DPI-ZD), reeks: zakelijke dienstverlening totaal.

4. Vaste inzet en beschikbaarheid
4.1. Indien partijen een vaste inzet zijn overeengekomen (bijvoorbeeld één of meerdere dagen per week), geldt deze inzet als gereserveerde capaciteit.
4.2. Niet-benutte inzet wordt volledig gefactureerd, tenzij sprake is van overmacht of schriftelijk anders is overeengekomen.
4.3. Wijzigingen in de vaste inzet dienen uiterlijk vier weken van tevoren schriftelijk te worden gemeld.

5. Wijzigingen en meerwerk
5.1. Wijzigingen in scope, planning of aanpak kunnen leiden tot meerwerk. Opdrachtnemer zal dit tijdig signaleren en alleen na goedkeuring van Opdrachtgever uitvoeren.
5.2. Meerwerk wordt separaat gefactureerd tegen het overeengekomen tarief of nader af te stemmen voorwaarden.

6. Intellectueel eigendom
6.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op ontwikkelde software, documentatie, scripts, tools en andere materialen blijven eigendom van Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6.2. Opdrachtgever ontvangt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie voor intern gebruik.
6.3. Commerciële exploitatie of beschikbaarstelling aan derden is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer.

7. Vertrouwelijkheid en gegevensgebruik
7.1. Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en maken deze niet openbaar aan derden, tenzij wettelijk verplicht.
7.2. Opdrachtnemer gebruikt aangeleverde data uitsluitend voor uitvoering van de overeengekomen opdracht. Indien daarbij gebruik wordt gemaakt van AI-tools, gebeurt dit op verantwoorde wijze conform het privacybeleid van Opdrachtnemer.
7.3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat via externe platforms of systemen van derden (zoals cloudomgevingen, RPA-tools of AI-diensten), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
7.4. Opdrachtnemer mag, tenzij schriftelijk bezwaar is gemaakt, de handelsnaam en het logo van Opdrachtgever gebruiken voor referentie- en promotiedoeleinden, zonder inhoudelijke projectinformatie te delen.
7.5. Indien Opdrachtnemer namens Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, zullen partijen een verwerkersovereenkomst sluiten conform de AVG.

8. Aansprakelijkheid
8.1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of winstderving.
8.2. De totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat in de twee maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval aan Opdrachtgever is gefactureerd, met een maximum van €10.000, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
8.3. Opdrachtnemer garandeert geen specifiek resultaat of bedrijfsverbetering. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de interpretatie en toepassing van adviezen, analyses of automatiseringen.
8.4. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de eindcontrole op de uitkomsten van geautomatiseerde of datagedreven processen.

9. Gebruik van software en dashboards
9.1. Voor door Opdrachtnemer geleverde dashboards, portalen of applicaties geldt een fair-use policy. Excessief of oneigenlijk gebruik kan aanleiding zijn voor tijdelijke blokkade of aanvullende voorwaarden.
9.2. Opdrachtnemer mag ingrijpen bij gebruik dat de technische werking of veiligheid van de omgeving schaadt.

10. Overmacht
10.1. In geval van overmacht (zoals ziekte, stroomstoringen, overheidsmaatregelen of storingen bij leveranciers) is Opdrachtnemer tijdelijk ontheven van verplichtingen. Partijen treden in overleg om tot een passende oplossing te komen.

11. Opzegging en beëindiging
11.1. De overeenkomst kan door Opdrachtgever uitsluitend schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, ongeacht de aard of duur van de inzet, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
11.2. Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst op ieder moment schriftelijk te beëindigen met een opzegtermijn van 7 dagen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
11.3. In geval van faillissement, surseance van betaling of liquidatie van één der partijen kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd.
11.4. Bij voortijdige beëindiging door Opdrachtgever is Opdrachtnemer gerechtigd om:
11.4.1. alle tot en met de opzegdatum gewerkte uren en gereserveerde inzet volledig te factureren,
11.4.2. én daarnaast, bij vaste inzet of afgesproken projectvolumes, een schadevergoeding te rekenen van maximaal 50% van de resterende opdrachtwaarde over de periode waarin Opdrachtnemer redelijkerwijs capaciteit had gereserveerd.
11.5. Na beëindiging van de overeenkomst is Opdrachtnemer, op verzoek van Opdrachtgever, bereid ondersteuning te bieden bij overdracht van werkzaamheden of systemen. Deze werkzaamheden worden separaat gefactureerd tegen het geldende uurtarief van Opdrachtnemer.